新波兰居留申请系统 MOS2.0 将于4月26日上线 !!!

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➤ 波华资讯4月15日报道 | 波兰移民局主管的居留申请电子系统MOS 2.0将于2026年4月27日正式上线，这一数字化变革不仅是技术层面的升级，更将倒逼雇佣外籍员工的企业调整组织架构与管理流程，对申请全链条的协同性、时效性与精准性提出更高要求。

➤ 作为集申请准备、填写与提交功能于一体的门户网站，MOS 2.0将覆盖临时居留许可、永久居留许可及欧盟长期居留许可的办理。尽管申请流程全面线上化，但主管机关通知送达、申请人现场核验、决议线下传递等环节仍沿用现行规则。系统上线后，所有符合要求的居留申请必须通过该平台提交，不合规申请将直接被拒。申请全流程解析：从账户创建到身份核验

第一步：账户创建与身份验证‌
➤ 成年外籍人士可自行创建个人账户，特殊情况下其父母、监护人或代理人也可代为操作。登录系统需通过login.gov.pl完成身份验证，支持可信个人资料验证签名、合格电子签名，部分场景下也可使用亲笔签名。对企业而言，需提前确认外籍员工是否具备独立完成身份验证的能力，包括登录操作、签名使用等，同时需重视账号数据安全，因login.gov.pl登录及可信个人资料操作均属员工个人行为。

第二步：申请表填写与文件上传‌
➤ 登录后，外籍员工需选择对应申请类型，填写波兰语申请表，个人信息需与旅行证件完全一致。系统支持保存草稿，未签名申请表数据可在最后操作后保留45天，且可通过任意带浏览器的设备填写。填写时需按需填写雇主或相关机构邮箱，以便后续协同。

➤ 提交申请需上传符合要求的材料：近期生物识别照片（不超过2.5MB）、有效旅行证件全页电子版、费用缴纳确认函，其他附件单份不超过10MB，总大小不超过50MB，纸质文件需扫描上传。企业人力资源及合规团队需提前梳理文件清单，制作简洁明了的员工操作指引。

第三步：雇主协同与附件签署‌
➤ 系统不设雇主或代理人独立账户，雇主需通过外籍员工提供的邮箱接收链接，填写并签署关键附件1。链接有效期30天，未完成签署将导致申请无法提交。附件1可由企业管理层、授权代表或人力资源部门员工签署，代理人签署需提供授权证明。这要求企业明确邮箱对接人、签署权限及流程变更细则，避免因环节疏漏延误申请。

第四步：提交确认与后续核验‌
➤ 申请表经电子签名并提交后，将无法撤回或修改，因此提交前需严格核实数据准确性、文件完整性及申请资格。成功提交后，外籍员工可下载正式收据（UPO），系统将显示“等待同步”“已发送”等技术状态，后续会收到申请提交确认书——该确认书将替代现行旅行证件上的红色居留印章，可证明员工在波兰境内停留及工作的合法性，但不可用于申根区其他国家旅行。

➤ 需注意，确认书的签发需申请人亲自前往省政府办公室，经核实申请无形式缺陷后才可获取。提交申请后，移民局仍会传唤申请人到场核验旅行证件原件、采集指纹与签名样本，必要时补充材料或说明情况，传唤通知及决议将通过线下渠道送达。

企业应对指南：流程梳理与前置准备

明确适用范围，区分办理渠道‌
➤ MOS 2.0并非覆盖所有居留申请类型，企业内部调动、境外外籍人士家庭事务、临时居留及工作许可变更等申请仍需通过纸质渠道提交。企业需梳理员工居留申请类型，建立分类管理台账，明确不同申请的办理路径。

前置审核存量申请，避免逾期风险‌
➤ 系统上线前，移民局将以申请实际送达日期为节点，此前收到的申请按旧规处理；上线后，属于MOS 2.0覆盖范围的纸质申请将不予受理。企业需立即排查外籍员工居留有效期，对即将到期的申请优先推进，确保在4月27日前完成材料准备与提交。

优化内部流程，强化协同管理‌
➤ 企业需从多维度调整管理模式：一是评估员工数字化操作能力，针对薄弱环节提供培训；二是明确附件1签署权限与流程，指定专人负责链接接收与材料审核；三是建立跨部门协同机制，在员工、人力资源、合规团队间搭建清晰的信息传递渠道；四是制定文件清单与质量控制标准，确保申请材料一次通过审核。

长远价值：推动企业外籍员工管理体系升级

➤ 对多数企业而言，MOS 2.0的上线不仅是一次流程适配，更是推动外籍员工管理从分散化向标准化、精细化转型的契机。通过建立规范的申请管理流程、强化前置审核与风险管控，企业可提升外籍员工雇佣的可预测性，降低合规风险，构建更成熟的国际化人力资源管理体系。

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